Anne-Marie Saint-John, Alva, Long Island City, NY >
Llevar Registros En Su Negocio
Llevar buenos registros es muy importante para su negocio. Le ayudará a supervisar el avance, a preparar sus estados financieros, a seguirle el rastro a los gastos deducibles, a preparar los impuestos y a respaldar las partidas reportadas en las declaraciones impositivas. Los registros de una empresa pueden dividirse en tres categorías: ingresos, gastos, y gastos de capital.
#1 – Registros de Ingresos.
Su empresa puede recibir dinero de varias fuentes. Quizás usted vendió su automóvil para financiar su negocio, o quizás recibió un préstamo comercial. Puede recibir ingresos de la venta de bienes y servicios a otra empresa. Cualquiera que sea la fuente de sus ingresos, debe registrarse. Los registros comerciales deben indicar el tipo de pago recibido, la fecha en que fue recibido, y el origen del pago. Mientras la información está fresca en su mente, apúntela en el registro de depósito de su chequera. Si su negocio vende servicios a otra empresa, debe recibir un formulario SRI 1099s de quienes efectúan el pago, mostrando cuánto se le pagó. Mantenga todos los registros de ingresos en un lugar centralizado.
#2 – Registros de Gastos.
Mantenga comprobantes de pago de las facturas, guardando copias de recibos, facturas, volantes de la tarjeta de crédito, cheques cancelados, o recibos del pago de arriendo. Estos son documentos estándar que respaldan los gastos de su empresa.Cada costo debe parecer razonable y necesario para deducir sus gastos empresariales de sus impuestos.
#3 – Registros de los Activos.
Cuando una compra de su empresa represente un beneficio a largo plazo, como una máquina de fax, un edificio, un automóvil o un mobiliario de oficina (artículos que tienen por lo general una larga duración), realice un seguimiento en forma separada entre este tipo de activos y aquellos de uso y consumo inmediato, como los suministros de oficina. Este tipo de activos deben rastrearse separadamente porque en general no se puede deducir el costo total del recurso en el mismo año de la compra.
El SRI normalmente tiene tres años para hacerle una auditoría a usted y a su negocio. Por este motivo usted debe guardar sus expedientes durante al menos tres años. Sin embargo, si usted presentó un informe incorrecto de impuestos, el SRI puede auditarle hasta seis años. Si cometió fraude, el SRI puede auditarlo por una cantidad ilimitada de tiempo. Algunas agencias estatales tienen un término legal de prescripción más largo que el SRI, por lo que se recomienda guardar todos los documentos relacionados con impuestos durante más de tres años.
